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ペーパレス化

 2017年度合格者の方々には合格証書が手元に届くころではないでしょうか。通知書だけでは味気がなく実感がわきませんよね(^^)

 今日は開業後の書類の保存・管理について書きたいと思います。

 業務の性質上、会社・個人を問わず様々な情報が我々の手元にはあります。会社であれば社外秘の契約書であったり、決算書などの類、個人であれば戸籍やパスポート、在留カードなど例を上げればきりがありません。
 大概のものは申請時に提出先に提出するので手元には残りませんが、紙ベースで渡されたものは残ってしまいます。・・・念のため持っていて欲しいとか、更新時に同じものが必要になるのでこちらで保存しておくなど理由は様々です。

 紙ベースでの保存はいつでも手に取って見ることが出来るという便利な面もありますが、スペースを取りますよね。それに重いです。事務所移転の際には大変な作業になります・・・昨年2度のぎっくり腰の一因かもしれません(>_<)  私の場合、ある程度の頻度で紙ベースのものをPDFファイルにしています。PDFファイルにしたものはUSBメモリーとクラウドのストレージ(DROPBOX、One Driveなど)に保存して管理しています。もちろん元の紙はすべてシュレッターにかけて廃棄します。  一度にやると大変な作業になるので暇を見つけてマメにやることをお勧めします。  この作業は面倒ではありますが、過去を振り返ることもできるので私は結構好きです(^^)

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